Jak na bezpečnou likvidaci dat?

Jak na bezpečnou likvidaci dat?
Zuzana Omastová - 21. 1. 2019 , sekce: Poradna

Na ochranu osobních údajů dnes narazíme opravdu na každém kroku. Trezory, uzamykatelné skříně, bezpečnostní zámky i dvoufázová ověření hesel jsou už dnes pro většinu firem samozřejmostí. Ale jak na opravdu bezpečnou likvidaci papírových dokumentů?

Nařízení GDPR se dotklo života každého z nás. Dnes už si téměř nikdo nedovolí vyhodit dokumenty s osobními údaji zaměstnanců, obchodních partnerů nebo zákazníků jen tak do odpadkového koše.

Tato data by se nikdy neměla dostat na veřejnost v jiném stavu než „nečitelné“:

  • veškeré doklady uvádějící rodná čísla, data narození, čísla bankovních účtů anebo hesla
  • údaje o zaměstnancích – např. mzdové listy, podklady ke zpracování
  • faktury a doklady o platebních kartách a transakcích
  • seznamy zákazníků a údaje o pacientech
  • informace vztahující se k obchodu a finanční zprávy
  • plány rozvoje podnikání (např. o personálu, marketingu a produktech)

Skartovací stroje zabezpečí vaše data

Komerční skartovací stroje pracují s různými úrovněmi bezpečnosti. Existuje sedm standardizovaných úrovní zabezpečení: P-1 až P-7. V kancelářích jsou nejčastěji používané úrovně P-2 až P-4. Likvidace probíhá řezem nejen na proužky, ale také na částice a nosiče dat jsou rozděleny na několik menších částic. Výsledkem je vyšší úroveň zabezpečení a nižší objem odpadu.

7 stupňů utajení pro 6 typů materiálů podle normy DIN 66399

 

P

písemnosti

O

optické nosiče dat

T

magnetické nosiče dat

E

elektronické nosiče dat

F

zmenšené zobrazení dat

H

data na pevných discích

1

proužky max. 12 mm

částice max. 2000 mm2

mechanické zničení

mechanické / elektronické zničení

částice max. 160 mm2

mechanické / elektronické zničení

2

proužky max. 6 mm

částice max. 800 mm2

částice max. 2000 mm2

rozdělení

částice max. 30 mm2

poškození

3

částice max. 320 mm2

částice max. 160 mm2

částice max. 320 mm2

částice max. 160 mm2

částice max. 10 mm2

deformace

4

částice max. 160 mm2

částice max. 30 mm2

částice max. 160 mm2

částice max. 30 mm2

částice max. 2,5 mm2

částice max. 2000 mm2

5

částice max. 30 mm2

částice max. 10 mm2

částice max. 30 mm2

částice max. 10 mm2

částice max. 1 mm2

částice max. 320 mm2

6

částice max. 10 mm2

částice max. 5 mm2

částice max. 10 mm2

částice max. 1 mm2

částice max. 0,5 mm2

částice max. 10mm2

7

částice max. 5 mm2

částice max. 0,2 mm2

částice max. 2,5 mm2

částice max. 0,5 mm2

částice max. 0,2 mm2

částice max. 5 mm2

 

Pro ochranu údajů v rámci kritérií GDPR je obecně doporučována skartace dat ve stupni utajení P-4.

Na co si dát pozor při výběru správného skartovacího stroje?

Kolik listů budeme skartovat?

Pro každý skartovací stroj je udávána jeho kapacita řezu pro jeden skartovací proces. Pokud bude tato kapacita překročena, dojde k nenávratnému poškození řezného mechanismu a nemůže být uznaná reklamace. Pokud ale potřebujeme pravidelně skartovat stovky nebo tisíce listů, jsou velmi komfortním řešením skartovače s automatickým podavačem.

Jak velký objem je potřeba skartovat?

Pokud jde o pár dokumentů týdně, postačí malá skartovačka s objemem odpadního koše kolem 10 l, naopak pokud skartujete desítky nebo stovky listin týdně a jste velká kancelář, měli byste uvažovat o velkoobjemovém stroji s odpadním košem kolem 100 l.

Co budeme skartovat?

Běžná skartovačka si kromě papíru poradí i se sešívacími sponkami, vybírat můžete ze skartovaček, které nemají problém ani s kancelářskými sponkami. Nejlepší ze skartovaček si poradí i s CD nebo DVD a  problém pro ně nejsou ani platební karty. Nemusíte se tedy obávat, že by vám mohla být ukradena citlivá data z vašeho odpadního kontejneru.

Jak o skartovačku pečovat?

  • nikdy nepřekračujte řeznou kapacitu skartovačky
  • pravidelně vyprazdňujte odpadní nádobu, aby nemohlo dojít k zachycení skartovaného papíru zpět na řezné nože
  • v žádném případě se nepokoušejte skartovat materiál, pro který není váš stroj určen
  • pravidelně promazávejte skartovací nože k tomu určeným olejem, nebo si pořiďte stroj s patentovanou MHP technologií

Líbil se vám tento článek? Doporučte ho svým přátelům.

Komentáře

Proč nakupovat u nás

  • Dodáváme kvalitní kancelářské potřeby
  • Každý týden u nás najdete nové akční zboží
  • Doprava zdarma už při nákupu nad 1.200 Kč bez DPH

Zde nás najdete - mapa

OFFICE SYSTEM s.r.o.
Vápenice 17
796 01 Prostějov
Kontakt
Novinky a slevy na Váš e-mail:
Porovnat zboží 0